اگرچه سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های آنلاین از مزایای مختلفی بهره می‌برند؛ اما این روش از برگزاری جلسات دارای مشکلات و چالش‌هایی است. مشکلات جلسه آنلاین، باعث پایین آمدن کیفیت برگزاری نشست‌ها و کاهش بازدهی افراد می‌شود.

ما در این مقاله، مشکلات مهم نشست‌های مجازی و راهکارهای برطرف‌کردن آن‌ها را بررسی کرده‌ایم. شما با مطالعه‌ی این مقاله می‌توانید از مهم‌ترین چالش‌ها در هنگام برگزاری جلسات مجازی مطلع شوید و آن‌ها را برطرف کنید.

1. پایبند نبودن به زمان شروع و پایان

بسیاری از مدیران به زمان شروع و پایان جلسه‌های آنلاین پایبند نیستند و معمولا نشست‌های خود را بدون اطلاع قبلی و حتی در ساعات غیراداری برگزار می‌کنند. افزون بر این، یکی دیگر از مشکلات جلسه آنلاین این است که برگزارکنندگان، جلسه را به موقع به پایان نمی‌رسانند. بسیاری از مدیران با فرض اینکه نشست به صورت آنلاین برگزار می‌شود و کارمندان در هر زمان و مکان می‌توانند در جلسه حضور پیدا کنند، به زمان توجه چندانی نمی‌کنند. این موضوع در طولانی مدت به کارکنان آسیب می‌زند و باعث بی‌انگیزگی آن‌ها برای حضور در جلسات می‌شود.

راهکار: سعی کنید که زمان برگزاری جلسه را از قبل اعلام کنید تا افراد برای شرکت در جلسه برنامه‌ریزی کنند. علاوه بر این، همان ابتدا اعلام کنید که مدت زمان جلسه چقدر است و به آن پایبند باشید.

2. مشکلات اینترنت

یکی از مشکلات مهم جلسه آنلاین، ضعیف بودن وضعیت اینترنت است. برگزاری یا عدم برگزاری نشست‌های مجازی، کاملا به وضعیت اینترنت برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان بستگی دارد. اگر سرعت اینترنت ضعیف باشد، کیفیت برگزاری نشست تحت تاثیر قرار خواهد گرفت و ممکن است با مشکلاتی مانند اختلال در صدا و تصاویر دریافتی مواجه شوید.

راهکار: قبل از برگزاری جلسه مجازی، حتما وضعیت اینترنت خود را با سایت Speedtest بررسی کنید. در صورتی که وضعیت اینترنت شما ضعیف باشد، می‌بایست سرویس‌دهنده اینترنتی خود را تغییر دهید.

3. استفاده از پلتفرم‌ نامناسب

برای برگزاری جلسات مجازی، نرم‌افزارها و پلتفرم‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. اما نکته اینجاست که برخی از این نرم‌افزارها و پلتفرم‌ها، زیرساخت‌های قدرتمندی ندارند و احتمالا هنگام برگزاری جلسه با اختلال مواجه شوید. علاوه بر این، برخی از پلتفرم‌ها، امکانات مناسبی ندارند یا از زبان فارسی پشتیبانی نمی‌کنند. به عنوان مثال، نرم افزار Adobe Connect از زبان فارسی پشتیبانی نمی‌کند و در هنگام استفاده از چت آنلاین، متن‌های فارسی بهم می‌ریزند.

راهکار: باید از  پلتفرمی استفاده کنید که زیرساختی قدرتمند دارد و امکانات متنوعی دارد. اسکای‌روم از جمله پلتفرم‌های مناسب برای برگزاری جلسه آنلاین است که از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد. همچنین، شما با امکانات متنوع اسکای‌روم می‌توانید جلسه‌ خود را با کیفیت بالاتری برگزار کنید.

4. پایین بودن سطح تعامل

کم‌بودن سطح تعامل برگزارکننده با شرکت‌کننده، یکی دیگر از مشکلات جلسات مجازی است که به‌طور مستقیم روی کیفیت نشست تاثیر منفی می‌گذارد. در واقع، بسیاری از مدیران به نکات مدیریت جلسه آنلاین توجه چندانی ندارند و معمولا از ابتدا تا انتهای جلسه را خودشان صحبت می‌کنند. این مشکل، باعث خستگی افراد حاضر در نشست می‌شود و بازدهی آن‌ها را کاهش می‌دهد.

راهکار: به مدیران پیشنهاد می‌شود که جلسه را تعاملی برگزار کنند و به افراد و شرکت‌کنندگان اجازه صحبت دهند. با این کار می‌توان بازدهی جلسات را تا چند برابر افزایش داد و نتایج مثبتی از جلسه به دست آورد.

5. نامناسب بودن تجهیزات

اگر برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان جلسات مجازی از تجهیزاتی مانند میکروفون، وبکم و … نامناسب استفاده کنند، کیفیت جلسه تحت تاثیر قرار خواهد گرفت. در صورت استفاده از تجهیزات نامناسب، به خوبی نمی‌توانید با شرکت کنندگان حاضر در جلسه ارتباط برقرار کنید و احتمالا صدا یا تصویرتان با مشکل مواجه می‌شود. برای اطلاعات بیشتر می‌توانید مقاله تجهیزات کلاس آنلاین را بخوانید

راهکار: قبل از شروع نشست آنلاین خود، تجهیزاتی مانند میکروفون، وبکم، لپ‌تاپ یا گوشی را بررسی و در صورت نیاز، آن‌ها را عوض کنید.

جمع‌بندی:

برگزاری جلسه‌های مجازی نیز دارای مشکلات و چالش‌هایی است که مدیران سازمان‌ها باید با راهکارهای حل این مشکلات آشنا باشند. مدیران اگر به خوبی چالش‌ها و مشکلات را بشناسند، به راحتی می‌توانند آن‌ها را حل کنند.

 اسکای‌روم، بهترین پلتفرم ایرانی برگزاری جلسه آنلاین

برای برگزاری جلسه‌های مجازی و آنلاین خود می‌توانید از اسکای‌روم، بهترین پلتفرم ایرانی ارتباطات تصویری استفاده کنید. اسکای‌روم از امکانات و قابلیت‌های مختلفی بهره می‌برد که می‌تواند نیاز برگزارکنندگان سازمان‌ها و شرکت‌ها را برای جلسه‌ها برآورده کند. از جمله امکانات بهترین پلتفرم ایرانی برگزاری جلسه آنلاین می‌توان به ضبط ابری، امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌های چند رسانه‌ای، پشتیبانی از چت آنلاین و …. اشاره کرد.

برای مشاهده قیمت سرویس‌های اسکای‌روم، به صفحه سرویس‌ها مراجعه کنید.