امروزه، بسیاری از رویدادها و گردهمایی‌ها به‌صورت وبینار برگزار می‌شوند و کمتر شاهد برگزاری سمینار هستیم. با برگزاری رویدادهای آنلاین، این احتمال وجود دارد که افراد بیشتری در رویداد شرکت کرده و همچنین برگزارکنندگان در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند. اما چگونه باید وبیناری موفق برگزار کرد و بهترین روش برگزاری وبینار چیست؟ ما در مقاله آموزش برگزاری وبینار، 9 گام مهم برای برگزاری یک رویداد آنلاین موفق را بررسی کرده‌ایم.

1. تعیین‌ هدف و مشخص‌کردن موضوع

سازمان‌های دولتی و غیردولتی، موسسات آموزشی، افراد و .. وبینارها را با اهداف مختلفی برگزار می‌کنند. در نتیجه، اولین گام در برگزاری وبینار این است که کاربران هدف خود را مشخص کنند. در مطلب وبینار چیست؟ انواع وبینار را بر اساس هدف دسته‌بندی کرده‌ایم که‌ به‌طور خلاصه عبارت‌انداز:

• وبینارهای آموزشی
• وبینارهای تبلیغاتی و بازاریابی
• وبینارهای نقد و بررسی
• وبینارهای علمی و تحقیقاتی

2. سازماندهی تیم برگزار کننده وبینار

دومین گام مهم در مبحث آموزش برگزاری وبینار این است که تیم‌ اجرایی کار انتخاب و سازماندهی شود. در برگزاری وبینارها، معمولا گروهی از افراد با یکدیگر همکاری کرده تا یک رویداد آنلاین موفق برگزار کنند. از این رو، برگزار کننده اصلی وبینار باید مدیریت خوبی داشته باشد و بتواند تیم‌ها و افراد درگیر در وبینار را سازماندهی کند. البته در سمینارها هم باید تیم برگزارکننده سازماندهی شود و از این نظر، وبینار و سمنار تفاوتی با یکدیگر ندارد. برای اطلاع از مهم‌ترین تفاوت‌های رویدادهای حضوری با آنلاین، مقاله تفاوت وبینار و سمینار را مطالعه کنید.

از جمله تیم‌ها و افرادی که در برگزاری وبینارها نقش دارند، عبارت‌اند از:

• سازمان‌دهند‌ه اصلی برگزاری وبینار
• ارائه‌دهنده اصلی یا تیم ارائه‌دهندگان وبینار
• تیم پشتیبانی

سازمان‌دهنده اصلی، وظایفی همچون مدیریت کار از جمله هماهنگ‌کردن تیم‌ها، انتخاب موضوع، تاریخ و زمان برگزاری وبینار را بر عهده دارد. ارائه‌دهنده یا سخنران نیز وظیفه دارد تا در مورد موضوع وبینار صحبت کند و مطالب مورد نظر را برای شرکت‌کنندگان ارائه دهد. علاوه بر این، در هنگام برگزاری وبینارها به یک تیم پشتیبانی هم نیاز است تا در صورت به وجود آمدن مشکلات و چالش‌ها، موارد را حل کنند.

3. تولید محتوا

یکی دیگر از گام‌های اساسی در برگزاری وبینارها، تولید و آماده‌سازی محتواهای موردنیاز وبینار است. برگزارکنندگان برای اینکه وبیناری موفق داشته باشند، باید محتواهای جذاب و کاربردی آماده کنند. محتواهایی که بر اساس تجربه‌ آماده می‌شوند، معمولاً با استقبال خوبی مواجه می‌شوند.

ارائه محتواهای از جنس تجربه می‌تواند سطح کیفی برگزاری وبینار را به خوبی افزایش دهد و همچنین شرکت‌کنندگان به اطلاعات مهم و کاربردی دسترسی داشته باشند. به عنوان مثال، برگزارکنندگان وبینارهای آموزش سئو برای اینکه رویداد‌ آنلاین موفقی داشته باشند، بهتر است از تجربه‌های خود در پروژه‌های سئو صحبت کرده و از کلی‌گویی مفاهیم پایه‌ای پرهیز کنند.

4. آماده‌کردن فایل‌های مورد نیاز برای ارائه وبینار

چهارمین قدم برای برگزاری وبینار این است که تیم برگزار کننده، فایل‌های ارائه وبینار را با توجه به محتواهای تولید شده آماده کنند. به عنوان مثال، سازمان‌‌دهنده اصلی بهتر است که فایل‌های تولید محتوا را در قالب پاورپوینت، اینفوگرافیک، فیلم، صدا و … برای ارائه‌دهنده یا گروه ارائه‌دهندگان وبینار آماده کنند. البته این کار معمولا با مشورت سخنران و ارائه‌دهنده اصلی وبینار صورت می‌گیرد.

5. انتخاب پلتفرم مناسب برای برگزاری وبینار

کاربران برای برگزاری رویداد و گردهمایی به‌صورت آنلاین، باید پلتفرمی مناسب و قدرتمند انتخاب کنند. برای برگزاری وبینارها، پلتفرم‌های رایگان و غیررایگان زیادی وجود دارند که افراد می‌توانند وبینارهای خود را در بستر آن‌ها برگزار کنند. اما بهتر است که وبینارها در بستر پلتفرم‌هایی برگزار شود که از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد و امکانات مناسبی دارند.

6. مشخص‌کردن تاریخ و زمان برگزاری وبینار

برگزارکنندگان وبینارها باید توجه داشته باشند که در نحوه برگزاری وبینار، مشخص‌کردن تاریخ و زمان بسیار مهم است. در واقع، برگزارکنندگان وبینار بهتر است که رویداد خود را زمانی برگزار کنند که امکان حضوری حداکثری شرکت‌کنندگان در رویداد وجود داشته باشد. برای مثال، افراد و تیم‌های برگزاری می‌توانند رویدادهای خود را پس از پایان یافتن ساعات کاری کارمندان و افراد شاغل برگزار کنند.

7. آماده‌کردن تجهیزات و زیرساخت‌های ضروری

یکی دیگر از مراحلی که باید در آموزش برگزاری وبینار به آن توجه کرد این است که افراد باید تجهیزات مورد نیاز و زیرساخت‌های لازم برای این کار را آماده کنند. در واقع، بدون تجهیزات مناسب و آماده‌نکردن زیرساخت‌های لازم، امکان برگزاری رویدادهای آنلاین وجود ندارد. برخی از تجهیزات و زیرساخت‌های موردنیاز برای وبینارها عبارت‌انداز:

• ایجاد صفحه‌ی‌ ثبت‌نام برای کاربران در پلتفرم‌هایی مانند محیط آنلاین
• تهیه‌ی لپ‌تاپ، کامپیوتر یا گوشی موبایل
• استفاده از اینترنت پرسرعت
• استفاده از دوربین باکیفیت
• آماده‌سازی و دکوراسیون محل برگزاری وبینار
• استفاده از هدفون یا هدست با کیفیت

قبل از شروع وبینار، هر کدام از تجهیزات مانند دوربین یا تجهیزات صدا را از نظر سالم بودن بررسی کنید تا در هنگام برگزاری رویداد، مشکلی ایجاد نشود. همچنین قبل از برگزاری، از شارژ کامل تجهیزات الکترونیکی مطمئن شوید.

8. تبلیغ و اطلاع‌رسانی وبینار

پس از مشخص کردن تاریخ برگزاری و همچنین آماده‌کردن زیرساخت‌های اولیه در آموزش برگزاری وبینار، باید رویداد را تبلیغ کنید تا مخاطبان هدف از زمان برگزاری آن مطلع شوند. در واقع باید بازه زمانی کافی را برای تبلیغ در نظر بگیرید تا بیشتر مخاطبان، از زمان برگزاری رویداد اطلاع پیدا کنند.

9. بررسی نهایی

برگزارکنندگان وبینارها قبل از اینکه رویداد خود را برگزار کنند، بهتر است مراحل فوق را یک بار دیگر بررسی کنند. پس از بررسی نهایی، به برگزارکنندگان پیشنهاد می‌شود که یک بار وبینار را به صورت آزمایشی و در جمع همکاران خود برگزار کنند. با این کار، ایرادات احتمالی و نقاط ضعف در هنگام برگزاری وبینار شناسایی می‌شود و می‌توان آن‌ها را برطرف کرد.

جمع‌بندی

مزایای وبینار نسبت به سمینار باعث شده تا بسیاری از رویدادها و گردهمایی‌ها به‌صورت آنلاین برگزار شوند. البته برای برگزاری یک رویداد آنلاین موفق، باید با نحوه برگزاری وبینار آشنا باشید. ما در این مطلب، روش برگزاری وبینار را در 9 گام بررسی کرده‌ایم که برگزارکنندگان رویدادها و گردهمای‌های آنلاین با رعایت‌کردن آن‌ها می‌توانند وبیناری موفق داشته باشند. یکی از مهم‌ترین مراحل برگزاری این است که برگزارکنندگان از پلتفرمی قدرتمند و با امکانات مناسب استفاده کنند که در هنگام برگزاری رویداد، اختلالی نداشته باشد.

اسکای‌روم، بهترین پلتفرم ایرانی برای برگزاری وبینارها

اسکای‌روم، بزرگ‌ترین پلتفرم ایرانی برای برگزاری وبینارها، کلاس‌های آنلاین و جلسات است که علاوه بر زیرساخت‌های قدرتمند، از امکانات و قابلیت‌های مختلفی بهره می‌برد. کاربران با استفاده از قابلیت‌های این پلتفرم می‌توانند وبینارهای خود را بالاترین کیفیت ممکن برگزار کنند. از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های اسکای‌روم برای برگزاری وبینارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دارای رابط کاربری ساده و کاربر پسند
• امکان ضبط ویدیوی وبینارها
• دارای تیم پشتیبانی
• زیرساخت قدرتمند
• امکان اشتراک‌گذاری فایل‌های چند رسانه‌ای
• امکان برگزاری وبینارهایی با حضور 3000 کاربر به‌صورت همزمان
• ارائه تخت‌ وایت‌برد مجازی
• پشتیبانی از چت فارسی

برای مشاهده‌ی سرویس‌های اسکای‌روم می‌توانید به صفحه سرویس‌ها مراجعه کنید یا با کارشناسان ما تماس بگیرید تا شما را راهنمایی کنند.